تتبع إدارة الخدمات المشتركة رئيس الهيئة وتختص كما ورد في القرار الأميري رقم (38) لسنة 2014  بتنظيم الهيئة العامة للتقاعد والتأمينات الاجتماعية بما يلي:

1-  تنفيذ القوانين واللوائح والنظم المالية والإدارية المتعلقة بعمل الهيئة.
2- تنفيذ القوانين واللوائح والنظم المتعلقة بشؤون الموظفين.
3- توفير احتياجات الهيئة ووحداتها الإدارية المختلفة من المستلزمات والأجهزة والخدمات اللازمة لأداء مهامها، بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المعنية.
4- إعداد مشروع وصف وتصنيف وترتيب لوظائف، ومتابعة تنفيذه وتطويره.
5- تحديد احتياجات الهيئة من الوظائف والموظفين، بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المختلفة.
6-  تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الهيئة، بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المختلفة، ومتابعة تنفيذها وتقييم مدى الاستفادة منها.
7- القيام بأعمال المشتريات والمناقصات والمزايدات، وفقاً للقواعد والأنظمة المعمول بها في الدولة.
8-  إعداد مستندات الصرف، وسائر المعاملات المالية الأخرى.
9- الإشراف على تنفيذ الاعتمادات وتدقيق حسابات الإيرادات والمصروفات.
10- إعداد مشروع الموازنة التقديرية للهيئة، بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المعنية.
11- القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني والمنشآت والآلات المختلفة للهيئة، بالتنسيق مع الجهات المختصة.
12- توفير الخدمات الإدارية والإشراف على مخازن الهيئة.
13- تحصيل الرسوم ومقابل الخدمات التي تؤديها الهيئة.
14- تسلم وتصنيف وقيد البريد الصادر والوارد، وتنظيم أرشيف الهيئة وحفظ الوثائق وفقاً لأحدث الطرق.

وتتألف إدارة الخدمات المشتركة من الأقسام التالية والواردة بقرار وزير المـالية رقم (26) لسنة 2015 بإنشاء أقسام في الوحدات الإدارية التي تتألف منها الهيئة العامة للتقاعد والتأمينات الاجتماعية وتعيين اختصاصاتها:

1- قسم الموارد البشرية

2- قسم الشؤون المالية

3- قسم الخدمات الإدارية

4- قسم الأرشيف.